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Durch einen strategischen Einkauf können Apotheken das Risiko für Retaxierungen verringern.
In der Apotheke möchtet ihr eure Ressourcen effizient einsetzen, um wirtschaftlich zu arbeiten. Eine der damit verbundenen Herausforderungen sind Retaxationen. Häufige Gründe für Retaxierungen sind nicht eingehaltene Rabattverträge und Verstöße gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot. Mithilfe eines retax-sicheren Einkaufs könnt ihr Rückforderungen durch die Krankenkassen vermeiden.
Krankenkassen fordern von Apotheken ein wirtschaftliches Vorgehen. In § 12 SGB V steht: „Alle Leistungen müssen ausreichend, zweckmäßig und wirtschaftlich sein und dürfen das Maß des Notwendigen nicht überschreiten.“ Deshalb gibt es strenge Regeln, welche Arznei- oder Hilfsmittel wann verordnet und an die Patientinnen und Patienten auf Kosten der Krankenkassen abgegeben werden dürfen.
So solltet ihr beim Einkauf von Medikamenten den Rahmenvertrag über die Arzneimittelversorgung sowie geltende Lieferverträge einhalten. Ihr seid unter anderem verpflichtet:
Das bedeutet: Euer Warenlager sollte so aufgestellt sein, dass die jeweiligen Anforderungen bei jedem Patient und jeder Patientin erfüllt werden können.
Kommt es zu Lieferengpässen für einzelne Präparate, dürft ihr laut Lieferengpass-Gesetz (ALBVVG) ein wirkstoffgleiches Medikament abgeben.
Digitale Tools vereinfachen zahlreiche Prozesse im Apothekenalltag. Mit einem leistungsstarken Warenwirtschaftssystem könnt ihr zum Beispiel in Echtzeit euren Lagerbestand einsehen, bei Herstellern oder Importeuren Verfügbarkeiten abfragen, benötigte Medikamente schnell nachbestellen und zu günstigen Bedingungen einkaufen.
Überlegt gemeinsam mit Mitarbeitenden aus allen Abteilungen, welche Leistungen die Software umfassen soll. So könnt ihr eine fundierte Entscheidung treffen und das Tool im Arbeitsalltag bestmöglich nutzen.
Leider kommt es immer wieder vor, dass einzelne Arzneimittel von Lieferengpässen betroffen sind. Dank des ALBVVG könnt ihr oftmals ein wirkstoffgleiches Präparat abgeben. Wenn es keine Alternativen für die Verordnung gibt, solltet ihr vorausschauend handeln. So verhindert ihr einen Versorgungsengpass für die jeweiligen Patientengruppen.
Prüft regelmäßig die Lieferengpassmeldungen des Bundesinstituts für Arzneimittel und Medizinprodukte sowie des Paul-Ehrlich-Instituts für Human-Impfstoffe. Falls eure Bestände für ein bestimmtes Produkt aufgebraucht sind, setzt euch mit der Arztpraxis in Verbindung, die das betreffende Rezept ausgestellt hat. Ihr benötigt dann eine neue Verordnung für einen anderen Wirkstoff.
Die Regelungen und Vorschriften für die Abgabe von Medikamenten ändern sich ständig. Umso wichtiger ist es, dass ihr euch fortlaufend informiert, um Retaxationen zu vermeiden. Ihr könnt beispielsweise Newsletter von Fachportalen für Apotheken abonnieren, dem Deutschen Apothekerverband in den sozialen Medien folgen, regelmäßig Fachmagazine lesen sowie Online-Schulungen absolvieren.
Eine lückenlose Dokumentation aller Vorgänge in der Apotheke hilft euch nicht nur bei internen Missverständnissen. Falls ihr Einspruch gegen eine Retaxation erheben müsst, könnt ihr so nachweisen, dass ihr alle Vorschriften erfüllt habt.
Probleme lassen sich meist am einfachsten lösen, wenn alle offen darüber reden. Fördert deshalb in eurer Apotheke eine offene und transparente Kommunikationskultur. So können die Mitarbeitenden aller Abteilungen ihre Erfahrungen rund um Retax-Rezepte austauschen und einander Tipps geben.
Sprecht auch mit allen Mitarbeitenden, wenn es Lieferengpässe oder Schwierigkeiten gibt. Entwickelt gemeinsam Lösungen, wie ihr damit im Front- und im Backoffice umgehen wollt.
Rabattverträge der Krankenkassen sind Vereinbarungen zwischen gesetzlichen Krankenkassen und pharmazeutischen Herstellern oder Parallelimporteuren, bei denen diese Unternehmen Preisnachlässe auf Arzneimittel gewähren. Die Verträge ermöglichen es Krankenkassen, ihre Kosten zu senken, da die Medikamente zu einem günstigeren Preis in der Apotheke abgegeben werden können. Die Rabattverträge sind ein Instrument zur Kontrolle der Ausgaben im Gesundheitswesen und tragen zur Stabilisierung der Krankenkassenbeiträge bei.
Jede Krankenkasse kann individuell entscheiden, mit welchen Pharmaunternehmen sie Rabattverträge abschließt. Dadurch kann eine Patientengruppe mit derselben Erkrankung unterschiedliche Medikamente erhalten, abhängig davon, bei welcher Krankenkasse die jeweilige Person versichert ist.
Eine rentable Apotheke ist das A und O, um im Wettbewerb zu bestehen. Retaxierungen durch die Krankenkassen können diese Wirtschaftlichkeit jedoch schnell ins Wanken bringen. Es gibt eine Reihe von Maßnahmen, um dem effizient entgegenzuwirken. Hierzu zählen beispielsweise Schulungen des Personals, eine lückenlose Dokumentation und ein effizientes Einspruchsmanagement. So könnt ihr eure Patientinnen und Patienten weiterhin optimal versorgen.
Häufige Gründe für die Retaxierung von Medikamenten sind fehlende Angaben, Verstöße gegen Rabattverträge oder ein Überschreiten der Abgabefrist. Daher solltet ihr die Rezepte vor der Arzneimittelabgabe genau prüfen. Erfahrt, worauf ihr achten solltet und wie eine Checkliste euren Apothekenalltag erleichtern kann.
Apotheken-Software umfasst oftmals zusätzliche Dienste, die bei Retaxierungen unterstützen können. Einige digitale Tools ermöglichen es euch, eingegangene Retaxationen zuverlässig in wenigen Minuten zu prüfen. Sie stellen detaillierte Informationen bereit, um Einspruch bei der Krankenkasse einzulegen. Bei anderen Anbietern könnt ihr Retax-Rezepte digital verarbeiten und behaltet so stets den Überblick über vergangene und aktuelle Fälle. Außerdem gibt es smarte Lösungen für das Rezeptmanagement, die beim Einscannen des Papier-Rezepts alle notwendigen Elemente überprüfen und so Retaxierungen von vornherein vermeiden.
In Zukunft werden das E-Rezept und künstliche Intelligenz diese Prozesse verstärkt unterstützen und euch dabei helfen, eure Patientinnen und Patienten optimal zu versorgen.
Mehr als 75 Prozent der Apotheken müssen sich jeden Monat mit Retaxationen beschäftigen. Durch die Rückforderung von Erstattungen für Medikamente wollen die Krankenkassen Kosten sparen. Erfahrt, welche Gründe sie für Retax-Rezepte anführen und wie sich Retaxierungen auf eure Apotheke auswirken können.
Importierte Medikamente tragen wesentlich zur Reduzierung der Arzneimittelkosten bei. In vielen Fällen seid ihr verpflichtet, einen Import anstatt des Originals an eure Patientinnen und Patienten abzugeben. Ansonsten können die Krankenkassen retaxieren. Abacus Medicine verfügt über ein umfassendes Portfolio an Import-Arzneimitteln, darunter viele hochpreisige Medikamente. Dank attraktiver Bedingungen und einer hohen Verfügbarkeit könnt ihr den Rohertrag eurer Apotheke steigern.
FAQ / Fragen und Antworten zu Einkaufsstrategien gegen Retaxationen
Durch Retaxationen können Apotheken schnell in eine finanziell schwierige Lage kommen, vor allem bei hochpreisigen Medikamenten. Viele potenzielle Retax-Fallen lassen sich bereits im Einkauf vermeiden, beispielsweise durch ein effizientes Warenmanagement sowie die Einhaltung gültiger Rabattverträge und Lieferbedingungen.
Damit ihr Retaxationen durch die Krankenkassen vermeidet, solltet ihr beim Einkauf von Medikamenten den Rahmenvertrag über die Arzneimittelversorgung sowie geltende Lieferverträge beachten. Im Einzelnen bedeutet dies unter anderem:
Ein effizientes Warenwirtschaftssystem, eine lückenlose Dokumentation, regelmäßige Weiterbildungen sowie eine vorausschauende Herangehensweise bei Lieferengpässen tragen dazu bei, das Wirtschaftlichkeitsgebot zu wahren und das Risiko für Retaxationen zu reduzieren.
Rabattverträge sind Vereinbarungen zwischen Krankenkassen und Arzneimittelherstellern, um Medikamente zu günstigen Preisen abrechnen zu können. Dies soll die Versorgung mit Arzneimitteln sicherstellen und den Wettbewerb zwischen den Pharmaunternehmen fördern.
In der Apotheke seid ihr verpflichtet, die Rabattverträge der jeweiligen Krankenkassen für ein Rezept einzuhalten. Gibt es mehrere Rabattverträge mit unterschiedlichen Herstellern oder Parallelimporteuren, müsst ihr nicht das Arzneimittel des günstigsten Herstellers abgeben. Ihr könnt aus der Liste der Rabattverträge wählen. Ist das betreffende Medikament aufgrund eines Lieferengpasses nicht verfügbar, darf ein wirkstoffgleiches Präparat abgegeben werden.
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